Bilgi Yönetimi
Yazarlar: Ercan SEZDİ, Burak TÜYSÜZ
Konular:Bilgi, Belge Yönetimi
DOI:10.33721/by.398269
Anahtar Kelimeler:Elektronik bilgi sistemi,Yoklama sistemi,RFID,Web servis
Özet: Eğitim ve öğretim kurumlarında öğrenci yoklamalarının düzenli olarak kayıt altında tutulması gereksinimi ve bu sürede yaşanılan zaman kaybı sorun oluşturmaktadır. Aynı zamanda kaybolan veya unutulan yoklama listeleri sebebiyle farklı problemler ortaya çıkabilmektedir. Günümüzde bu kurumlarda öğrenci ve öğretim görevlisi bilgileri bir web servis üzerinden paylaşılarak yemekhane, kapı girişleri vb. sistemlerde de kullanılmaktadır. Ayrıca öğrencinin aldığı derslerin bilgileri ve buna göre oluşturulan ders programları da elektronik bilgi sistemlerinin birer parçasıdır. Mevcut sistemleri ve kayıtlı bilgileri kullanarak geliştirilebilecek bir elektronik yoklama sistemi fazla maliyet gerektirmeden kullanıcı yükünü azaltabilir ve veri güvenliği sağlayarak öğrenci devam durumu bilgisini kayıt altında tutabilir. Bu çalışmada öğrenci yoklamalarının düzenli bir şekilde kontrol altında tutulmasını, sorgulanmasını ve giriş-çıkış zamanlarının kaydedilmesini sağlayarak iş yükünü azaltan, kullanıcı bilgilerinin web servis üzerinden sorgulandığı, radyo frekansıyla tanımlama tabanlı bir güvenli elektronik yoklama sistemi geliştirilmiştir. Geliştirilen modüler sistemin sınıflara yerleştirilen uç birimlerinde grafik ekran vasıtasıyla ders bilgisi, öğretim görevlisi adı ve soyadı, dersin başlama ve bitiş saatlerine kalan süreler gibi bilgiler kullanıcıya sunulmaktadır. Ders başlamadan, sistemde tanımlı süre kadar önce dersin yoklaması başlamış olmaktadır. Ders bitişi öğretim görevlisinin kartını okutmasıyla veya ders süresinin sona ermesiyle gerçekleşmekte ve giriş-çıkış okutmasını önceden tanımlanmış süreler içerisinde tamamlayan öğrenciler “mevcut” olarak sisteme kaydedilmektedir. Yoklama bilgileri veri tabanına işlenmekte ve istenildiğinde öğretim görevlileri ile paylaşılabilmektedir. Bu makalede, ilk olarak geliştirilen elektronik bilgi sistemi tabanlı öğrenci yoklama kontrol sisteminin bileşenleri tanıtılmış, operasyon aşamaları anlatılmış ve sistem ile yapılan testlere yer verilmiştir. Sistemin özellikle öğrenci sayısının fazla olduğu sınıflarda yoklama süresini azalttığı ve giriş-çıkış zamanlarını kayıt altına alarak yoklama sürecini şeffaflaştırdığı gözlemlenmiştir. Ayrıca geliştirilen sistemin mevcut sistemlerle bütünleştirilebilmesi, maliyet etkin ve modüler olması birçok kuruma kolaylıkla uygulanabilme imkânı sunmaktadır.