Library, Archive and Museum Research Journal

Yazarlar: Seval AKTAŞ

Konular:-

DOI:10.29228/lamre.51553

Anahtar Kelimeler:Arşiv,Dosya,Listeleme,Envanter,Kayıt

Özet: Günümüzde birçok iş, profesyonel analizlerle üretilen yazılımlar ile kolaylaşmaktadır. Belge yönetimi, arşivleme alanında da Doküman Yönetim Sistemi, Arşiv Yönetim Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi benzeri yazılımlar bilgi ve belge yönetimini amaçları doğrultusunda yönetmekte ve kolaylaştırmaktadır. Birçok özel sektör örgütler de bu yazılımları kullanmakta ve belge yöneticisi istihdam etmektedir. Daha küçük ölçekli bazı örgütler ise belge ve arşiv yönetimi yönelik herhangi bir yazılıma ve kurumsal politikaya sahip değillerdir. Bu çalışma kapsamında belge ve/veya arşiv yönetimi yazılımı kullanmayan ve belge yöneticisi, arşivci istihdam etmemiş olan genellikle küçük ve orta ölçekli özel sektör örgütlerine odaklanılmıştır. Çalışmada bu örgütlerdeki dosya ve klasörlerin yarı aktif ve pasif dönemlerinde yönetilebilmesi için hangi kriterlerden nasıl olacağı ve iş akışının hangi noktasında listelenmesi gerektiği irdelenmiştir. Dosya/klasörlerin üretilme anında birimde listelenmesi sayesinde birim ve arşiv personelinin iş yükünün azalacağı, dosyaların doğru tanımlanacağı ve arşive devir işlemlerinin hızlı, sağlıklı yapılacağı belirtilmiştir. Çalışma kapsamında birim çalışanlarına listeleme yapabilecekleri pratik yöntem sunulmuş ve ek 2 de bulunan Excel tablosu standart listeleme örneği olarak hazırlanmıştır. Ayrıca belgeleri listelemeden önce belge gruplarının analizini ve tanımlanmasını sağlayacak olan belge serisi tanımlama formu tasarlanarak, makalenin sonunda ek olarak sunulmuştur.

---